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抢抓机遇 三化融合
推动集中办公区物业管理创新发展
发布日期:2019-12-05 信息来源:苏州市局 浏览次数: 字号:[ ]

近年来,昆山市市级机关事务管理中心紧扣省、苏州市机关事务工作“十三五规划”要求,牢牢把握“服务保障”工作主线,以“社会化、标准化、信息化”为突破口,相互融合、共同促进、协同发展,统筹推进全市党政机关集中办公区物业管理创新发展。2018年,中心获评江苏省机关事务管理系统先进集体。

一、建体系,明思路,推动社会化改革

经过近几年的实践探索,昆山市机关后勤服务社会化不断得到深化,物业、餐饮、食材配送、便利超市等综合管理和服务项目已全部实现社会化运作。但如何发挥服务企业的市场化优势,实现成本控制和质量提升双赢,是关键问题。一是要充分认识社会化改革的两面性。一方面,服务外包使专业服务公司、高效服务模式融入到机关事务服务体系,增强了机关后勤服务的专业化水平,促进了服务质量的提高。另一方面,社会企业最终目标还是经济效益的最大化,对服务的政治性和保障性认识相对不足,管理方如何在有限的成本范围内,最大程度保证社会化服务的高水平和延续性,还需要在实践中不断探索完善。二是要鼓励发挥社会化企业的创新性。在推进社会化改革进程中,只要是有利于加强机关事务管理部门职能建设的、有利于降低机关行政运行成本的、有利于提高后勤服务保障能力的,都可以放手由市场主体和社会组织去创新经营,鼓励其通过市场化手段优化资源配置,提供差别化服务,满足个性化需求。三是要注重完善管理制度保障。没有规矩不成方圆,好的制度是推动创新发展战略的催化剂,是实现社会化改革的最基本要求。管理方要建立容错纠错机制,把在创新实践中因缺乏经验、先行先试出现的错误,同明知故犯、谋取私利的行为区分开来,为创新发展营造良好环境。要建立目标责任制,制定详细的工作计划,把目标任务细化、量化分解至每个部门、每名人员,为创新发展指明方向。要建立队伍培养制度,采取专题培训、交流学习、实战演练等方式,分层次分类别开展精准培训,锤炼职业技能,为创新发展提供不竭动力。

二、重系统,强保障,推动标准化建设

标准是管理服务的依据和方向,推动标准科学化、精细化、闭环化运用,则是行动落实和效能提升的重要保证。一是要科学制定管理标准。做好物业管理非一日之功,离不开各个团队成员的接续努力,只有建立“人人有职责、岗岗有标准、事事有规范”的标准化管理体系,才能凝聚创新合力,不断增强发展动力。目前,昆山市以国家级物业管理示范项目为标杆,系统性编制服务目录和管理章程,印制《应知应会》文本,将机关事务服务的主要事项、各个环节均纳入标准化建设内容,以统一的管理标准,为全市30余家单位、2000余名工作人员以及日均5000名办事群众提供高水平的服务保障。二是要精细制定服务标准。机关干部的满意程度是衡量后勤工作成效的唯一尺度,而社会化物业公司的服务内容和标准往往高度趋同。管理方必须从供给侧和需求侧同时改革发力,制定适用、精细、多元的服务标准体系,才能更好地引导第三方公司做专、做精、做尖。目前,昆山市在各集中办公区设有公共会议楼层,由机关事务管理部门扎口管理,统一提供高标准会务服务。充分利用既有餐饮力量,打造集中办公区小型用餐空间,统一提供公务接待服务。联合制定第三方服务公司增值分配方案,激励研发“特色餐饮”“点炒服务”等创新产品,以经济效益“反哺”服务保障。多元化设置时尚超市、人气咖吧、净菜配送、动感健身房等共享空间,在有限的条件下最大限度地赋予机关工作人员最多的选择权,不断提升个性化服务水平。三是要闭环制定考评标准。管理方要牢牢抓紧监督考核这一指挥棒,强化结果运用和绩效管控,在政府部门要求、机关干部需求和外包企业利润之间的平衡点上,闭环开展考核评价,有效提升物业服务质量。目前,昆山市着力从执行入手,与物业公司、餐饮公司建立“共管账户”制度,以“伸手不越位”的共管理念,加强资金监管。建立反馈评价机制,设立“奖励基金”,重点加强服务公司中层骨干权责管理和考核力度,侧重提高一线服务人员的薪资待遇和工作积极性,初步形成了“岗位职责明晰、服务全员参与、业务闭环流转、考核全程溯源” 的监管机制。

三、拓渠道,提效能,推动信息化改造

利用“互联网+机关事务”改变传统物业管理模式,提升服务保障效能,已成为机关事务管理部门的共识和紧迫任务,但关键还是要因地制宜,才能把好的思路变成对的出路。一是要推动监管考核信息化。坚持问题导向,树立靶向思维,在充分调研机关干部需求、传统管理短板的基础上,进行分析研判,完善信息平台,以高科技、智能化手段缩减信息流通环节和人为干预程度,建立动态监管考核机制。近期,昆山市统筹运用“智慧后勤”综合信息平台、安保巡更系统、指纹考勤系统、节能管控系统等基础数据,夯实考核依据,丰富考核方式,成功打造“扁平化”监管体系。同时,定期安排专员开展保洁、绿化、安保等不定期巡查,并将巡查结果及时与综合信息平台基础数据进行比对,促进信息化技术手段与传统管理手段深度融合,推动后勤管理评价体系查有记录、定有标尺、评有依据。二是要推动服务保障信息化。紧贴生活实际,注重项目融合,尽可能以微信公众号、小程序等普及度较高的应用为载体,提供“一站式服务”,提高使用便捷性。近期,昆山市融合建设“一卡通”、“智慧后勤”、“能源管理”等多个信息化管理平台,推出机关事务“微管家”微信小程序,逐步实现信息发布、线上点餐、会议预约、设备报修、节能管控、线上点餐、投诉建议、满意度评价等功能在线操作,实现机关事务工作“一网”打尽。三是要推动安保技防信息化。要以现代化建设试点为契机,大力实施技防改造,通过融合建设综合信息平台,实现安防点位集中管理,加强多部门联动联防,消除漏洞盲区,破解传统模式低效难题。近期,昆山市在集中办公区引进动态人像系统,实时对接公安视频网络,能够有效比对涉稳涉恐等重点人员数据,破解交叉领域监管难题。持续推进人员密集场所和主要出入口的防冲撞设施安装工作,在集中办公区收发室配备安检机,通过智能梯控、人车管控、访客登记等系列改造,着力构建市级机关集中办公区现代化安全防控体系。

昆山办公室

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