会务服务，虽有一些约定俗成的规范，但在实际工作中，没有统一的规定和要求，各地、各单位往往根据自身需要予以安排。从实际效果来看，大多不规范、不统一、不美观，有时还会影响到会议的正常进行。笔者认为，会务服务是保障会议顺利召开的必要条件，需要规范化、制度化，应该让会务服务美起来。

一、提前谋划，每场会议都有会务方案。不同的会议对会务服务都有不同的要求，桌型、主席台人数、参会人数、是否奏放歌曲、是否中途添水、会后是否接着开会等等，都必须在会前形成服务方案，可不一定形成书面材料，但每个服务人员的工作职责必须明确，什么时候做什么事情要心中有数并付诸实施，才能确保整场会议的服务不出差错。

二、精准定位，会务用品必须横竖成行。每场会议都需要有各种会务用品，如桌、椅、席卡、茶杯、会议材料等，如果这些物品随意摆放或摆放不整齐，就会给人一种零乱不堪的感觉。因此，除特殊位置外，正常使用的会务用品必须保证横竖成行。尤其是大型会议，在会前由会务服务人员统一摆放整齐，给人一种心旷神怡的感觉。

三、直线行进，会务添水形成“一”字漂移。一个小时以上的会议，一般需要会务人员中途添水。参会人员较多的，一般需要3个以上的会务人员同时进行。如果服务人员在添水过程中各自为阵，就会让人感觉零乱、不协调。为此，就要求会务服务人员在实际添水时，3人以上的必须排成直线，同步行进，像“一”字在整体漂移，让人赏心悦目。

四、分工协作，中途翻台尤如行云流水。因会务安排，有些会议需在中途加台、撤台、重新摆台。如：上级开完电视电话会议，本级需立即就地开会，主席台上需要立即放置桌、椅、话筒、席卡、水杯等用品；前后两场会议，参会人员变化较大，需要重新摆台。前者所给时间一般在1到2分钟，后者所给时间一般在5到10分钟。因为时间有限，这样的工作就需要对会务服务人员进行细化分工，明确要点，协同配合，各负其责，才能一次呵成。否则，大家都去争着做事，似乎很默契，但没有章法，就会很零乱且耗时长。如在翻台时，一或两排以上服务人员列队同时前进，依次分别做整座椅、撤席卡、撤水杯、摆席卡、摆水杯（以上均需定点定位）、加水、擦桌面等工序，如行云，似流水。行进过后如同新摆台一样，让人感觉既快速又协调。